Blogga i Word

Word 2007 kan användas för att skriva direkt till en blogg på nätet. Om du redan har ett konto hos en bloggtjänstleverantör kan du direkt börja blogga i Word. De flesta vanliga bloggformat stöds, bland annat Community Server som används här på PChemma.se (och alla nya webbplatser för förlagets publikationer).

Om du inte har något konto hos en bloggtjänstleverantör, börja med att registrera ett på www.pchemma.se eller hos någon annan leverantör.

Klicka sedan på Microsoft Office-knappen i Word och därefter på Nytt. Dubbelklicka på ”Nytt blogginlägg”. Klicka på ”Registrera nu” i dialogrutan ”Registrera ett bloggkonto” om du vill registrera ditt bloggkonto i Word.

Välj din bloggleverantör, för PChemma.se välj Gruppserver (som Microsoft av någon anledning valt att kalla Community Server på svenska). Ange
http://community.pchemma.se:80/blogs/metablog.ashx
som ”URL för blogginlägg”, samt ditt användarnamn och lösenord. För att kunna använda bilder i bloggen måste de redan vara publicerade. Var de finns anger du i de följande dialogrutorna.

När alla uppgifter är inmatade är det bara att blogga på. Du kan laborera med teckensnitt och annan rolig formatering. Så fort du klickar på knappen Publicera hamnar ditt inlägg i din blogg på nätet.

Med rätt inställningar kan du blogga direkt från Word.

XML inte för alla

De nya filformaten i Office 2007 är baserade på XML, vilket Microsoft har valt att markera genom att utöka filändelserna med ett x – docx, xlsx, pptx och så vidare. Men fortfarande är världen full av folk som använder tidigare Office-versioner. Behöver du distribuera dokument finns det dock i alla programmen möjlighet att spara i det som kallas 97-2003-format. Välj ”Spara som” i Office-menyn.

Zooma ditt dokument

Att förstora eller förminska ett dokument för större tydlighet eller bättre överblick är oerhört enkelt i Office 2007. Längst ner till höger i fönstret finns ett bekvämt dragreglage för zoomkontrollen.

Nya Office kan förstöra stavningskontrollen

Om du har installerat Microsoft Office 2007, men fortfarande använder Outlook Express för din e-post kan du ha blivit av med möjligheten till svensk stavningskontroll av e-postmeddelanden.

Det här är ett problem som Microsoft har bekräftat i denna kunskapsbasartikel: http://support.microsoft.com/default.aspx/kb/932974 Det beror på att installationen av nya Office tar bort en del språkversioner av de gamla stavningskontrollfilerna.

De nya filerna som de ersätts med är inkompatibla med Outlook Express. Microsoft har ingen lösning på problemet, utan föreslår användning av något annat stavningskontrollprogram.

Den uppenbara lösningen, att lämna Outlook Express och gå över till det betydligt bättre Outlook som ju i alla fall ingår i Office, nämner de inte¿

Skydda anteckningar i Onenote

Högerklicka på avsnittsfliken och klicka sedan på Lösenordsskydd på snabbmenyn om du vill skydda anteckningar i ett visst avsnitt från snokande ögon.

Om du automatiskt vill låsa ett lösenordskyddat avsnitt i din anteckningsbok kan du ställa in ett tidsintervall i kategorin Lösenord i dialogrutan Alternativ i Verktyg-menyn.

Anteckningar I Onenote kan skyddas med lösenord.

Utgå från mallar

När du väljer att skapa ett nytt dokument i Office-menyn finns i vänsterpanelen direkt tillgång till en massa färdiga mallar som gör det lätt att komma igång med ett snyggt dokument. De som inte redan finns i datorn laddas omedelbart ner när de väljs.

Ta bort menyfliksområdet

Det nya området med en massa praktiska snabbval och enkla funktioner kallas i svenska Office för menyfliksområdet – i den engelska versionen har det fått heta ribbon.

Menyfliksområdet är ett oerhört behändigt påhitt, som det efter en tids användning är svårt att klara sig utan. Men det tar ju också upp ganska mycket plats och ibland kan det vara skönt att bli av med det en stund.

Det kan inte vara enklare – använd tangentkombinationen Ctrl + F1. Tryck en gång till för att snabbt återställa när du behöver funktionerna igen. Det hela går också att åstadkomma genom att högerklicka och välja ”Minimera menyfliksområdet”, men som vanligt är tangenterna snabbare.

Gammalt utseende

Några av programmen i Office 2007 har kvar sitt gamla utseende och saknar till exempel det nya menyfliksområdet. Det gäller exempelvis Infopath, Onenote och Publisher. I Outlook har man av någon anledning valt en kombination – själva programmet har det gamla utseendet, medan öppna meddelanden har menyflikar.

Förbered dig

Valet Förbered i Office-menyn kanske inte är ett menyval som är helt självförklarande. Vad det handlar om är att förbereda dokumentet för publicering, lagring eller distribution. Här finns allt som har med dokumentegenskaper, kontroll, kryptering, digital signering och liknande samlat.

Gör ditt eget verktygsfält

Även om menyfliksområdet gör det lätt att snabbt komma åt funktioner kan det vara bra om de som du använder ofta finns till hands uppe i namnlisten. Klicka på den svarta pilen till höger om snabbåtkomstfältet högst uppe till vänster. Bocka för de kommandon som du använder ofta och vill ha snabbt tillgängliga. Använd ”Fler kommandon” för att hitta de som inte visas. På samma ställe tar du också bort dem.

Enkla snabbgenvägar i Office

Nya Office 2007 har ett nytt sätt att använda tangentbordsgenvägar. Om du trycker ner Alt-tangenten tänds ett antal bokstäver eller siffror uppe i menyfliksområdet.

Du behöver sedan bara trycka på motsvarande bokstav för att välja önskad flik. När du är på fliken syns ytterligare bokstäver som du kan använda för att starta önskad funktion.

Det här kan kännas lite bakvänt i början, men är ett snabbt sätt att ta sig runt i Office-gränssnittet.

Dölj flikar

Om du har en liten skärm och vill öka området som du kan göra anteckningar på i Onenote kan du dölja sidflikar och menyrad genom att trycka på tangenten F11, som har växlande funktion.

Inte längre Times

Har du lagt märke till att Microsoft har bytt standardteckensnitt i Word? Det är inte längre det klassiska Times New Roman, utan ett helt nytt teckensnitt som heter Calibri som används om du öppnar ett nytt dokument. Skillnaden mellan dessa två är främst att Times New Roman är en så kallad serif, det vill säga att tecknen har små slängar eller fötter längst ned. Calibri är däremot en sans-serif, den saknar fötter.

Klassiskt har det alltid hävdats att serifer är mest lättlästa på papper, medan sans-serifer bör användas på en bildskärm. Webbsidor kör alltid med sans-serifer, medan du hittar serifer i en tidning eller en bok.

Så anser Microsoft nu att Word inte längre ska användas för dokument som ska skrivas ut på papper? Eller att det är vanligare att dokumenten delas och läses på skärm? Eller bara att du ska ha ett tydligare dokument medan du arbetar med det och kan ändra teckensnitt sedan?

Hur som helst är det enkelt att ändra standard om du inte är nöjd. Välj fliken Start högst upp och gå till menyfliksområdet Tecken. Längst ner till höger i själva menyfliksnamnet finns en liten ruta – klicka på den. Välj det teckensnitt du vill ha och klicka sedan på knappen Standard längst ner till vänster. Efter att du bekräftat att detta är något du verkligen vill göra är ändringen klar.

Ändra riktning

Vid inmatning i Excel flyttas markören till cellen under vid tryckning på Enter. För att skriva in tabeller fungerar detta givetvis bäst, men det känns inte alltid helt intuitivt. Det går att ändra på.

Öppna Excel-alternativ i Office-menyn och gå till gruppen Avancerat. Högst upp, vid ”Flytta markering efter att du tryckt på Retur” kan valfri riktning ställas in eller flyttningen stängas av helt och hållet.

Flytta sidflikar

Sidflikar visas som standard till höger i din anteckningsbok i Onenote. Bocka i rutan ”Sidflikar visas till vänster” i kategorin Visa i dialogrutan Alternativ (Verktyg-menyn) om du vill visa sidflikarna till vänster.

Bryt rätt

Brytningar av olika slag – sidbrytning, spaltbrytning, avsnittsbrytning med mera – har alltid funnits i Word. De är ännu enklare att komma åt i Word 2007, på fliken Sidlayout finns knappen Brytningar lätt åtkomlig.

Syns inte allt?

Storleken på menyfliksområdet är optimerad för en skärmupplösning på 1024 × 786 bildpunkter. Om du använder en mindre skärm eller ett mindre programfönster börjar grupperna på den öppna fliken att förminskas horisontellt och visar en enda ikon. De mest använda kommandona eller funktionerna lämnas öppna när programfönstret förminskas.

Etiketter i Access

I Access 2007 finns det flera alternativ för att skapa etiketter som innehåller de data som lagras i Access-tabellerna. Det enklaste är att använda Etikettguiden för att skapa och skriva ut etiketterna från en rapport.

Välj eller öppna tabellen eller frågan som ska vara datakälla för etiketterna i navigeringsfönstret. Klicka på Etiketter i gruppen Rapporter på fliken Skapa för att starta Etikettguiden.

Använd Etikettguiden för att skapa etiketter I Access.

Flikfärg i Onenote

Högerklicka på önskad avsnittsflik och välj Avsnittsfärg snabbmenyn. Klicka sedan på den färg du vill använda om du vill ändra standardfärgen som används i ett nytt avsnitt. Klicka på Inget om du vill ta bort färgen helt från ett avsnitt.

Välj önskad flikfärg I Onenote.

Byt filplacering

Som standard använder Office 2007 mappen ”Mina dokument i Windows XP för att lagra dokument. Om du använder Windows Vista sparas de i stället i mappen Dokument. Det här är praktiskt, du vet var du kan hitta dina dokument och säkerhetskopiering blir enkelt.

Men om du skulle vilja byta standardlagringsplats går det givetvis. Klicka på Office-knappen och sedan på knappen Word-alternativ (eller Excel-alternativ, Access-alternativ och så vidare) längst ner. Klicka på Spara.

Till höger kan du nu vid Standardkatalog bläddra fram den mapp där du vill att filer normalt ska sparas. Du har också möjlighet att välja standardfilformat, hur ofta information för återskapning ska sparas och annat.

Skriv ut kuvert

Att skriva kuvert är enklare än någonsin i Word 2007- det vill säga, det är mycket enklare att hitta funktionen. Klicka bara på Kuvert på menyfliken Utskick. För övrigt ser det ut som i tidigare Office-versioner.

Bärbart Onenote

Om du har en handdator eller mobiltelefon med Windows Mobile kan du installera den mobila versionen av Onenote på den. Välj Alternativ i Verktyg-menyn i Onenote, gå till kategorin ”OneNote Mobile” och klicka på ”Installera OneNote Mobile”. Den mobila enheten måste vara ansluten via Activesync.

I Onenote ingår en version för handdatorer och telefoner.

Porträtt eller landskap

Att växla mellan stående eller liggande sidor är enkelt i alla Office 2007-program med menyfliksområde. Klicka bara på Orientering på fliken Sidlayout.

Anpassa poster

Du kan anpassa posterna på menyer och verktygsfält i Onenote genom att högerklicka på ett verktygsfält och sedan klicka på Anpassa på snabbmenyn.

Egna tangentbordsgenvägar i Word

Förutom det nya sättet att snabbt komma åt funktioner med hjälp av Alt-tangenten finns naturligtvis alla de gamla kortkommandona kvar. Men du kan också ändra dem själv, kanske till något som känns naturligare eller ordna en särskild tangentbordsgenväg för ett kommando som du använder ofta.

Klicka på Office-knappen i Word och sedan på knappen Word-alternativ. Klicka på Anpassa i vänstra panelen och sedan på knappen Anpassa längst ner. I dialogrutan ”Anpassa tangentbord” ska du sedan leta rätt på det kommando för vilket du vill ändra kortkommando eller skapa ett nytt.

Börja med att välja Kategori. De motsvarar flikarna i menyfliksområdet, plus ytterligare ett antal. För varje kategori ser du tillhörande kommandon i fältet till höger. Du kan klicka på varje kommando för att få en kortfattad beskrivning. Det gällande kortkommandot, om det finns något, visas i fältet ”Aktuella tangenter”.

Klicka i fältet “Ange nytt kortkommando” och tryck det nya kortkommandot, inklusive Ctrl, Alt, Ctrl + Skift eller Alt + Skift. Om det kommando du väljer redan är upptaget informerar Word om detta. Du kan då prova en annan kombination eller välja att skriva över den befintliga. Du kan också välja mellan att spara i mallen för alla dokument (Normal,dotm) eller bara i befintligt dokument. Klicka på knappen Koppla för att låsa kortkommandot.

I Word kan du enkelt skapa eller ändra kortkommandon.

Fantastiska signaturer

I Outlook har det alltid funnits möjlighet att använda signaturer i utgående meddelanden. Det har också gått att ha flera olika signaturer, men inte att med automatik koppla en signatur till ett konto. Den som har flera e-postkonton har varit tvungen att välja signatur manuellt för alla konton utom standardkontot.

Men detta har man nu rättat till på ett lysande sätt. Varje signatur kan kopplas till ett visst konto och så fort du byter avsändarkonto för ett påbörjat meddelande byts också signaturen.

Detta är en fantastisk ny funktion med den enda lilla nackdelen att det nu i stället inte går att stoppa in flera olika signaturer i ett meddelande – den senaste ersätter alltid den föregående.

Nu kan du välja en specifik signatur för varje e-postkonto.

Sortera i Word

Text i Word kan sorteras, både om det handlar om siffror och text. Markera den lista det gäller och klicka på knappen Sortera (ikonen ser ut som A över Ö med en nedåtriktad pil) i gruppen Stycke på fliken Start. Sedan är det bara att välja hur sorteringen ska gå till och klicka på OK.

Ta tid i Powerpoint

Du kan prova en presentation för att kontrollera att den ryms inom planerad tid. Om du vill kan du använda funktionen Bildtid för att registrera hur lång tid som behövs för att presentera varje bild. Dessa registrerade eller inspelade tider kan användas för att automatiskt gå igenom bilderna när presentationen visas för publik.

Klicka på Tidsinställningar i gruppen Konfigurera på fliken Bildspel. Verktygsfältet Repetition visas och tidtagningen av presentationen startar i rutan Bildtid. Använd kontrollerna i fältet för att styra presentationen. När du har spelat in tiden för den sista bilden visas en meddelanderuta med den sammanlagda presentationstiden och du kan välja om du vill behålla de inspelade tidsinställningarna.

Om du inte vill att bilderna i presentationen ska visas automatiskt med hjälp av de tidsinställningar för bilderna som spelats in, inaktivera detta genom att avmarkera rutan ”Använd tidsinställningar” i gruppen Konfigurera på fliken Bildspel.

Ställ in ljud och bild

Om vill använda en mikrofon eller en webbkamera med Onenote kan du behöva köra Inställningsguiden innan du spelar in ljud och videoanteckningar. Välj Alternativ i Verktyg-menyn. Gå till kategorin Alternativ och klicka sedan på knappen Inställningsguiden.

Justera ljud och bild med en guide.

Skydda dokument

På menyfliken Granska finns knappen ”Skydda dokument” som kan användas för att begränsa möjligheterna att formatera och redigera det aktuella dokumentet. Det är inget säkert skydd, men kan i alla fall förhindra oavsiktliga ändringar.

Spara som pdf

Det absolut bästa sättet att distribuera dokument och vara säker på att alla kan läsa dem är i pdf-format. Adobes Acrobat är dock en dyr lösning för den som bara behöver funktionen ibland. Microsofts ursprungliga tanke var att inkludera möjligheten att spara som pdf i Office 2007, men det stötte på patrull när Adobe protesterade.

Men funktionen finns ändå – det är bara det att du måste ladda ner den. Det görs här:
www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=sv&FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041

Efter installation, välj ”Spara som” i Office-menyn och sedan ”PDF eller XPS”. Det går alltså också att spara i XPS-format, som är Microsofts eget tämligen okända format.

Tillägget fungerar även i Office XP.

Infoga försättsblad

Med Word 2007 är det enkelt att ge dina dokument ett snyggt utseende. Färdiga försättsblad är ett sätt.

Välj menyfliken Infoga och klicka på Försättsblad uppe till vänster. Välj önskat försättsblad, som automatiskt placeras först i dokumentet. Det är sedan enkelt att förändra utseendet efter eget önskemål.

Det går också bra att spara ett eget försättsblad. Markera bara hela sidan och klicka på Försättsblad. Välj ”Spara markering i försättsbladsgalleriet”.

Det finns gott om färdiga försättsblad att välja mellan.

Intelligent konst

Ett annat sätt att piffa upp dokument som fungerar i de flesta av Office 2007-programmen är funktionen SmartArt som också finns på fliken Infoga. Den öppnar fönstret ”Välj en SmartArt-grafik” som ger möjlighet att välja mellan en massa förberedd grafik.

Du behöver inte längre plottra ihop något amatörmässigt själv, utan kan enkelt skapa ett professionellt utseende.

Med Smartart behöver du inte designa din egen grafik.

Lodrät text

I Publisher 2007 går det att få text att flöda lodrätt inuti en textruta eller figur. Markera aktuell text och välj Textruta eller Figur i Format-menyn. Gå till fliken Textruta. Bocka i rutan ”Rotera text i figur 90°”.

Skärmurklipp i Onenote

Om du försöker kopiera och klistra in text och grafik från webben till din anteckningsbok i Onenote kan det hända att formateringen inte blir rätt. Prova då att få med informationen i ett skärmurklipp i stället. Klicka på Skärmurklipp på Infoga-menyn och dra sedan pekaren för att skapa en rektangulär markering runt det innehåll du vill kopiera.

Ångra dina misstag

När du gör fel går det som alltid att ångra det senaste misstaget med tangentkombinationen Ctrl + Z. Ett alternativ är Ångra-pilen uppe i snabbåtkomstfältet.

Vill du ångra något annat än den senaste ändringen, klicka i stället på den lilla nedåt-pilen alldeles till höger om Ångra-pilen. De 30 senaste operationerna visas och du kan välja vilken du vill göra om.

Du kan ångra dig 30 steg bakåt.

Enkla anfanger

En anfang är en extra stor bokstav i början av ett stycke. I Word 2007 är det mycket enkelt att skapa sådana. Byt till fliken Infoga och klicka sedan på Anfang i flikområdet Text.

Anfanger är enkla att fixa i Word 2007.

Enkel talformatering

I Excel 2007 är det betydligt smidigare än i tidigare versioner att byta format för innehållet i en cell. Byt till fliken Start i menyfliksområdet och titta på den del som heter Tal.

Allra enklast är att välja ur menyn Allmänt. Under denna finns ytterligare några snabbval för valutaformat, procentformat, tusentalsavgränsning och decimaler. Knappen längst ner till höger tar dig till den gamla klassiska formatdialogen.

Att formatera tal är smidigt i Excel 2007.

Skapa fler kalendrar

Utöver den vanliga kalendern i Outlook 2007 kan du skapa fler Outlook-kalendrar. Du kan exempelvis ha en separat kalender för dina privata möten och tider.

Välj Nytt i Arkiv-menyn och klicka på Mapp. Välj Kalender i listan ”Mappen innehåller” och skriv in kalendernamnet i fältet Namn. Klicka på Kalender i fältet ”Markera var mappen ska placeras” och avsluta med OK.

Rörlig Smartart

I Powerpoint 2007 finns möjligheten att använda rörlig Smartart. Markera aktuell Smartart-grafik och välj sedan önskad animering i listan Animera i gruppen Animeringar på fliken Animeringar.

Animerad Smartart ger proffsiga presentationer. Men använd dem sparsamt ¿ annars publiken tittar mer på dem än på budskapet.

Bekväm markering

Att markera text i ett Office-dokument, exempelvis i Word, kan vara knepigt, särskilt till exempel vid arbete i välpackade tabeller. En enkel lösning är att placera insättningspunkten, trycka på F8 och sedan placera insättningspunkten igen. All text mellan dessa två ställen markeras och du kan enkelt kopiera den, klippa ut den eller vad du nu skulle göra.

Klicka på Esc om du inte blir av med markerandet.

Ändra format vid sökning

“Sök och ersätt” är ett praktiskt verktyg, men det kan inte bara användas för att byta ett eller flera ord och tecken mot andra. Det kan också utnyttjas för att till exempel ändra format.

Klicka på Ersätt längst till höger i menyfliksområdet Start. Vill du ändra alla förekomster av ett visst ord till fet stil, skriv in ordet i sök-fältet. Klicka i Ersätt-fältet, men lämna det tomt. Fäll ut fönstrets undre del genom att klicka på knappen Mer. Klicka sedan på knappen Format.

Detta fäller ut en meny, där du kan välja mellan olika typer av formateringsändringar. När detta är gjort är det bara att klicka på ”Ersätt alla”.

Länkar i Word

I Word görs normalt alla webbadresser i texten om till länkar. Detta är oftast alldeles utmärkt, men kan ibland vara störande, till exempel vid utskrift. Ett snabbt sätt att förvandla dem till normal text är att trycka tangentkombinationen Ctrl + A för att markera hela dokumentet och sedan trycka Ctrl + Skift + F9 för att omvandla länkarna till vanlig text.

Språkfiness i Excel

Kan du läsa thai? Prova funktionen BAHTTEXT, som konverterar tal till thailändsk text och lägger till suffixet ”baht”. Det som gör denna funktion udda är att det inte finns någon motsvarande som konverterar till engelska eller något annat språk.

Andra tecken i Outlook

Att byta standardteckensnitt är enkelt i till exempel Word, men att hitta hur det går till är lite svårare i Outlook.

Välj Alternativ i Verktyg-menyn och byt till fliken E-postformat. Klicka på knappen ”Mallar och teckensnitt”. Dialogrutan som öppnas heter lite ologiskt ”Signaturer och mallar”, men på fliken ”Personlig mall” går det att välja teckensnitt för olika typer av meddelanden. Det finns också möjlighet att välja mellan olika färdiga mallar för HTML-meddelanden.

Word-jämförelse

Om du vill jämföra två versioner av ett dokument för att ta reda på vad som har ändrats, använd alternativet ”Markerad ändring”. Klicka på Jämför i gruppen Jämför på menyfliken Granska och sedan på Jämför.

Flytta mellan blad

För att flytta celler mellan olika blad i Excel, markera först önskade celler. Placera pekaren över kanten på markeringen (plustecknet ska ändras till en pil). Håll ner Alt-tangenten och dra hela markeringen till fliken för önskat blad i nederkanten. Det nya bladet öppnas och det är bara att släppa markeringen på önskat ställe.

För att i stället kopiera markeringen, håll ner både Ctrl och Alt.

Antik tangent

Vilken tangent på tangentbordet använder du minst? Troligen är det Scroll Lock, en gammal kvarleva som numera saknar nästan all funktion. Ett program som fortfarande har fullt inbyggt stöd för Scroll Lock är emellertid Excel. Där används markörtangenterna normalt för att byta cell, men med Scroll Lock aktiverat rullas i stället hela kalkylarket med markören kvar i en cell.

Använd hjulet

Med en mus med rullhjul kan du byta flik i menyfliksområdet bara genom att hålla pekaren över området och rulla.

Årtalet är MMVII

Vill du omvandla från våra vanliga siffror till det romerska skrivsättet i Excel? Använd funktionen ROMERSK.

Snygga övergångar

Att byta bild i PowerPoint kan vara så enkelt som att just bara byta bild. Men vill du piffa upp din visning en aning kan du utnyttja det inbyggda stödet för mycket snygga övergångar mellan bilderna.

Byt till menyfliksområdet Animeringar och titta i den väldigt stora gruppen ”Övergång till den här bilden”. Några färdiga övergångar finns redan framme och tack vare den automatiska förhandsgranskningen behöver du bara föra pekaren över dem för att se hur effekten blir. Men det finns betydligt fler än det fåtal som visas. Använd rullisten för att kika på resten. Det är bara att klicka på något du gillar.

Till höger finns inställningar för hastighet, övergångsljud och annat.

Powerpoint bjuder på mängder med tjusiga övergångar mellan bilderna.

Snabb textformatering

Formateringsverktygsfältet visas automatiskt i Word 2007 när du markerar en text eller högerklickar på den. Markera texten som ska formateras. Flytta pekaren till formateringsverktygsfältet och gör önskade ändringar.

Formateringsverktygsfältet dyker upp automatiskt.

Justera prestanda i Powerpoint

Om du vill minska bildspelets upplösning och därmed öka hastigheten på visningen, gå till fliken Bildspel och välj Upplösning i gruppen Bildskärmar.

Räkna ord

Funktionen för att räkna ord och tecken i ett Word-dokument är användbar, men inte längre så uppenbar, kanske främst för att ikonen saknar text.

Byt till fliken Granska och titta i gruppen Språkkontroll längst till vänster. Ikonen längst ner till höger är just ”Räkna ord”.

Ändra webbpublicering

Om du sparar en Powerpoint-presentation som en webbsida visas dispositionen som associeras med presentationen automatiskt i webbläsaren. Bildrubrikerna förvandlas till en innehållsförteckning i presentationen. Om du inte vill att dispositionen ska visas kan du dölja den innan du sparar filen som en webbsida.

Klicka på Office-knappen och välj Spara som. Ange ett filnamn och välj Webbsida i listan Filformat och klicka sedan på Publicera. Klicka på Webbalternativ i dialogrutan ”Publicera som webbsida”. Ta bort bocken vid ”Lägg till navigeringskontroller för bilder” på fliken Allmänt och klicka på OK. Klicka på Publicera.

Följ upp med flaggor

Outlook 2007 har flera system för att följa upp och hantera e-postmeddelanden. Flaggor är ett. Klicka på flaggsymbolen i ett e-postmeddelande för att ge det en röd flagga som innebär omedelbar hantering, eller högerklicka och välj en annan flaggfärg med annan betydelse.

Se också till ha Att-göra-fältet öppet i Outlooks högerkant. Flaggade meddelanden listas bland Uppgifter, vilket gör det lätt att få överblick över dem och graden av brådska.

Dubbelklicka på ett flaggat meddelande i Att-göra-fältet för att öpnna det, eller högerklicka på flaggan för att ändra prioritet.

Flaggmarkeringar gör det enkelt att hålla reda på viktig e-post som måste följas upp.

Snabb styckemarkering

Om du vill markera ett helt stycke i Word, trippelklicka någonstans i stycket.

Kategorisera

Ett annat sätt att hålla koll på e-postmeddelanden är med hjälp av kategorier. I ett öppet e-postmeddelande finns valet Kategorisera i menyfliksområdet, i ett stängt finns kategorirutan bredvid flaggan.

Det är enkelt att tilldela en eller flera av dina förvalda kategorier i olika färger, vilket gör meddelanden enkla att söka och katalogisera.

Skicka dokument

Valet Skicka i Office-menyn gör det enkelt att distribuera dokument i önskat format. Här finns valen att skicka e-post med dokumentet bifogat i sitt vanliga format eller, om pdf-tillägget är installerat (se tidigare tips), som pdf- eller xps-fil.

Dessutom går det faktiskt att faxa, om datorn eller nätverket är har ett faxmodem.

Uppgifter i OneNote

OneNote 2007 är ett utmärkt verktyg för att göra anteckningar, spara information och hålla allmän koll på saker – en elektronisk anteckningsbok. När du antecknar kanske du kommer på en Uppgift att hålla reda på. Då är det bara att föra över den till Outlook.

Markera den anteckning du vill förvandla till en uppgift i Outlook och klicka sedan på nerpilen vid Uppgift i verktygsfältet. Välj när uppgiften ska vara utförd. Du hittar den sedan i Outlook, som håller koll på att den blir utförd.

Skippa stänkskärmarna

Alla Office-program visar en så kallad ”splash screen” innan programmet laddas, en liten ruta med bland annat loggan. Förutom att den kan vara irriterande kan den möjligen också fördröja inladdningen en aning.

Om du vill slippa den måste du redigera genvägen som startar programmet (eller skapa en ny). Lägg till ett mellanslag och därefter växeln /q efter sökvägen till programmet.

Fördröj sändning

Visst händer det att du klickar på Skicka i Outlook 2007 för att ögonblicket efter svära ve och förbannelse för att du skickat fel? Så här kan du fördröja meddelandena och på så vis skaffa dig lite betänketid.

Välj ”Regler och aviseringar” i Verktyg-menyn. Skapa en ny regel och markera ”Kontrollera meddelanden när de har skickats”. Klicka på Nästa två gånger och bekräfta med Ja. Bocka för ”skjut upp meddelandet med ett antal minuter”.

Klicka på det understrukna ”ett antal” i nedre fältet och ange ett antal minuter mellan 1 och 120. Klicka på Slutför.

Skjut upp sändningen av meddelanden i Outlook för att hinna ångra dig.

Spara egna mallar

Valfritt dokument i Word kan sparas som en mall som kan användas för att formatera andra dokument. Välj ”Spara som” i Office-menyn och välj Word-mall.

Lägg till helgdagar

För att lägga till helgdagar i Outlook, välj Alternativ i Verktyg-menyn och klicka på Kalenderalternativ. Klicka på knappen ”Lägg till helgdagar” under Kalenderalternativ. Markera kryssrutan bredvid det land eller den region vars helgdagar du vill lägga till i kalendern och klicka sedan på OK.

I Outlook finns information om helgdagar för kalenderåren 2006 till 2012.

Spara tabeller

Tabeller i Word som du ofta använder kan det vara idé att spara i snabbtabellsgalleriet. Markera tabellen och klicka sedan på Tabell i gruppen Tabeller på menyfliken Infoga, gå till Snabbtabeller och klicka sedan på ”Spara markering” i snabbtabellsgalleriet, som också innehåller färdiga tabeller du kan använda.

Vilken upplösning?

När bilder används i Publisher 2007 kan de vara förstorade eller förminskade och det kan vara svårt att veta vilken upplösning de egentligen har – en uppgift som kan vara viktig för tryckning. Du kan dock ta du reda på den faktiska upplösningen i en bild.

Välj Grafikhanteraren i Verktyg-menyn. Grafikhanteraren visas i åtgärdsfönstret på vänstra sidan av skärmen. Klicka på pilen bredvid den bild vars information du vill visa, under ”Markera en bild” i åtgärdsfönstret Grafikhanteraren, och klicka sedan på Information.

Fältet ”Faktisk upplösning” visar upplösningen i punkter per tum (dpi).

Utfyllnadstext

Ibland kanske du vill testa ett dokuments utseende utan att använda riktig text. I stället för att då bara hacka fram en massa meningslösa tecken på tangentbordet kan det vara trevligare med lite riktig text.

Lorem ipsum är en klassisk utfyllare och allt du behöver göra är att skriva

=lorem()

för att få ett stycke text i ditt Word-dokument.

Vill du hellre ha lite slumptext från Office hjälpfiler går det också bra om du skriver

=rnd()

Det senare är det enda som fungerar i PowerPoint, men där genereras en annan text, nämligen klassiska ”The quick brown fox”. I Excel finns också bara ett val, nämligen samma igen, men detta producerar inte text, utan ett slumptal.

Skala om kalkylbladet

Ibland är det nödvändigt att ett kalkylblad i Excel får plats på ett enda papper vid utskrift, eller att det ryms inom papperets bredd. Då kan kalkylen skalas om. Detta förändrar teckensnittets storlek och går bara till en viss gräns innan det blir oläsligt.

På fliken Sidlayout, välj antal sidor för Bredd eller Höjd i gruppen Anpassa.

Ändra uppgifter

Om du i nya eller befintliga dokument vill ändra författarens namn och initialer, som visas i kommentarer och spårade ändringar, uppdaterar du namnet i rutan Användarnamn (kategorin ”Vanliga alternativ” i dialogrutan Word-alternativ) eller i dokumentegenskapen Författare.

Words visningslägen

Som standard öppnas Word-dokument i visningsläget Utskriftslayout, det läge som bäst avbildar hur det färdiga dokumentet blir. Oftast är det dock mycket bekvämare att jobba i läget Utkast, där det finns mer plats och inga sidbrytningar att ta hänsyn till. Det är lätt att byta med hjälp av den lilla linjalen i fönstrets nederkant, till vänster om zoom-kontrollen.

Där går också att välja lägena helskärmsläsning, webblayout och disposition.

Helskärmsläsning var av någon outgrundlig anledning standardläge för e-postbilagor i tidigare Word-versioner, men det har man tack och lov ändrat på. För den som trots allt vill ha tillbaka detta görs det genom att klicka på Word-alternativ i Office-menyn. Välj ”Vanliga alternativ” i panelen till vänster och bocka för ”Öppna e-postbilagor i vyn helskärmsvisning”.

Störande verktygsfält?

Formateringsverktygsfältet, det lilla transparenta fält som dyker upp när ett ord markeras i Word och Powerpoint, är oftast en bekväm hjälp, men kan också vara i vägen. Det går att stänga av under ”Vanliga alternativ” i Word-alternativ. Valet heter ”Visa formateringsverktygsfältet vid markering”.

Skifta mindre

Om du matar in formelreferenser manuellt i Excels formelfält är det ju normalt ett kolon som gäller mellan cellreferenserna. Men för att slippa använda Skift-tangenten kan du lika gärna skriva en punkt. Excel konverterar punkten till ett kolon och sparar lite jobb åt dig.

Skärmtips eller ej?

Skärmtips är små fönster där en beskrivning visas när du håller pekaren över ett kommando eller en kontroll. Utökade skärmtips är större fönster som innehåller utförligare beskrivningar än vanliga skärmtips. Du kan välja om du vill ha dem eller inte under ”Vanliga alternativ” i respektive programs inställningar.

Kopiera formatering

För att behålla formateringen när du flyttar eller kopierar ett stycke i Word inkluderar du stycketecknet.

Kryptera en databas

Du kan kryptera en databas I Access 2007 för att skydda den mot obehöriga och öka säkerheten. Öppna den databas du vill kryptera i exklusivt läge genom att välja Öppna under Office-knappen. Bläddra till aktuell databas i dialogrutan Öppna och markera filen. Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och välj sedan ”Öppna exklusivt”.

Klicka på ”Kryptera med lösenord” i gruppen Databasverktyg på fliken Databasverktyg. Skriv lösenordet i rutan Lösenord i dialogrutan ”Ange lösenord för databas”, skriv det en gång till i fältet Bekräfta och klicka på OK.

Två tidszoner

Reser du mycket kan det vara praktiskt att visa två tidszoner i Outlook. Välj Alternativ i Verktyg-menyn och klicka på knappen Kalenderalternativ. Längst ner finns knappen Tidszon, där du kan komplettera med en zon till. Används enbart för att visa ytterligare en tid i Kalendern och påverkar inte hur kalenderdata lagras.

Snabba mallar

Om du vill tilldela kortkommandon till ofta använda formatmallar i Word klickar du på Anpassa i kategorin Anpassa i dialogrutan Word-alternativ.

Enkel formel

Summa-knappen på fliken Start i Excel är ett enkelt sätt att infoga SUMMA-formeln, men det finns också en ännu enklare tangentbordsgenväg, nämligen Alt-Skift-=.

Översätt

De flesta programmen i Office 2007 innehåller en översättningsfunktion till ett flertal språk. Maskinöversättning blir sällan bra, men kan ju i alla fall vara en början. Markera önskad text och välj sedan Översätt på menyfliken Granska. I högerpanelen Referensinformation kan du sedan göra dina val. En förenklad snabbmöjlighet finns också om du högerklickar.

Flerradiga celler

Om du skriver in text i en cell i Excel och texten är längre än cellen, så visas den över följande celler. Detta dock bara under förutsättning att dessa är tomma. Innehåller de någonting är det detta som visas och texten i den första cellen trunkeras synbart, även om allt innehåll faktiskt finns kvar.

För att komma runt detta, tryck Alt + Enter under inmatningen. Texten radbryts då och cellen ökar i stället i höjd, så att all text blir synlig.

Räkna i Onenote

Om du behöver göra en uträkning medan du jobbar i Onenote behöver du inte krångla med att öppna Kalkylatorn. Skriv bara in det du vill beräkna, exempelvis i formen 567/5=, så kommer svaret omedelbart när du trycker på Enter.

Fliken Utvecklare

Om du vill få tillgång till kontroller för utvecklare, skriva kod eller skapa makron i Powerpoint 2007 måste du ta fram fliken Utvecklare bland menyflikarna. Välj Powerpoint-alternativ i Office-menyn och bocka för rutan ”Visa fliken Utvecklare i menyfliksområdet” i gruppen ”Vanliga alternativ” .

Samlad säkerhet

Säkerhetscenter är en ny funktion i Outlook 2007 där alla säkerhetsrelaterade inställningar är samlade. Välj Säkerhetscenter i Verktyg-menyn för att få tillgång till inställningar för betrodda utgivare, tillägg, sekretessalternativ, e-postsäkerhet, hantera bilagor, automatisk hämtning, makrosäkerhet och programmeringsåtkomst.

Alla säkerhetsinställningar i Outlook 2007 är samlade på ett ställe.

Skapa länkar

För att göra en markering i ett Office-dokument till en hyperlänk är det enklast att använda kortkommandot Ctrl + I eller att högerklicka och använda snabbmenyn. Den länkade texten blir blå och understruken.

I Word kan en hyperlänk följas genom att Ctrl-klicka, i Excel genom att klicka och i Powerpoint är länkar bara aktiva i bildspelsvisning.

Snabbinfoga rader och kolumner

Ett snabbt sätt att infoga rader och kolumner i Excel 2007 är att markera en rad och trycka Ctrl-Plustecken. Den nya raden infogas ovanför den markerade raden. Samma sak gäller för att infoga en ny kolumn. Vill du infoga flera rader eller kolumner på en gång, markera lika många som rader du vill infoga och tryck kortkommandot.

Att ta bort går till på ungefär samma sätt. Markera raden eller kolumnen du vill ta bort och tryck Ctrl-Minustecken.

Reparera

Funktionen ”Identifiera och reparera” som ingick i Office 2003 har ersatts av Microsoft Office-diagnostik, ett verktyg som innehåller mer omfattande test- och reparationsfunktioner.

I Access, Excel, PowerPoint och Word, klicka på Office-knappen och sedan på ”programnamn”-alternativ. Gå till Resurser och klicka på Felsök, Fortsätt och sedan på ”Starta diagnostikprogrammet”.

I InfoPath, OneNote, Outlook, Publisher, Project, SharePoint Designer och Visio, klicka på Office-diagnostik på Hjälp-menyn. Klicka sedan på Fortsätt och därefter på ”Starta diagnostikprogrammet”.

Om Office-programmen inte kan köras kan Office-diagnostik startas från Start-menyn.

Sök i Outlook

Den nya sökfunktionen i Outlook 2007 gör det fantastiskt enkelt att hitta ett e-postmeddelande. Det är bara att öppna till exempel Inkorgen och skriva önskat sökord i sökfältet. På nolltid hittas alla relevanta meddelanden.

Ovanliga tecken

För att skriva tecken som inte finns på tangentbordet i ett Office-dokument går det givetvis att använda Windows inbyggda program Teckenuppsättning. Men enklare är att gå till menyfliken Infoga och klicka på Symbol i gruppen Symboler.

För att infoga lite mer udda tecken finns ett specialverktyg i Office 2007.

Spara behövs inte

Kanske har du funderat på varför det inte finns någon Spara-knapp i Onenote 2007. Det beror helt enkelt på att den inte behövs. Programmet sparar automatiskt – hur ofta beror på var filen är placerad.

Lokal hårddisk – var femte sekund

Nätverksmapp - var trettionde sekund

SharePoint-bibliotek – var tionde minut

Internet-mapp - var tionde minut

Byt språk

I Office 2007 kan du arbeta med text på valfritt språk som stöds och har aktiverats i Windows. Du behöver inte installera något särskilt språkpaket för att kunna skapa och redigera text på ett annat språk. Om du till exempel använder den svenska versionen av Office och aktiverar redigering av japanska, blir kommandon för formatering av japansk text tillgängliga i Word, Powerpoint och Excel.

Stödet för att arbeta med text på ett annat språk aktiveras automatiskt när du installerar en tangentbordslayout, men det kan också aktiveras manuellt.

Använd Start-menyn i Windows för att gå till Alla program - Microsoft Office - Microsoft Office-verktyg och starta ”Microsoft Office 2007 Språkinställningar”. Gå till fliken Redigeringsspråk och se till att alla språk som du behöver arbeta med finns med i listan ”Aktiverade redigeringsspråk”.

Bildbakgrund

Den normala arbetsvyn i Powerpoint är den som heter Normal. Men om du vill lägga in en bild, en logotyp eller något annat som ska vara med i varje bildruta kan du göra det i läget Bildbakgrund. Enklaste sättet att komma dit är att hålla ner skift-tangenten och klicka på Normal-ikonen i den lilla linjalen i fönstrets nederkant, till vänster om zoom-kontrollen.

För att återgå, klicka igen, utan skift. Det går också bra att använda fliken Visa, gruppen Presentationsvyer.

Sidnumrering i Word

För att införa sidnumrering i Word, gå till fliken Infoga och klicka på Sidnummer i gruppen Sidhuvud/sidfot. Det går sedan snabbt att välja önskad placering med hjälp av färdiga mallar.

Film i Powerpoint

Det går alldeles utmärkt att lägga in en film i en Powerpoint-presentation. I vyn Normal klickar du på den bild där du vill ha din film. Klicka sedan på pilen under Film i gruppen Medieklipp på fliken Infoga.

Klicka på ”Film från fil”, leta upp mappen som innehåller filen och dubbelklicka sedan på den fil du vill lägga till. Filmen bäddas inte in i presentationen, som är fallet med bilder, utan länkas. Därför är det lämpligt att kopiera den till samma mapp som presentationen innan den läggs till.

Kopiera uppgift

Om du vill kopiera en uppgift i Outlooks Att-göra-lista för att på ett bekvämt sätt skapa en ny liknande uppgift är det inte helt lätt att räkna ut hur det går till.

Markera uppgiften och välj ”Kopiera till mapp” i Redigera-menyn. Bläddra fram mappen Uppgifter och klicka OK.

Anteckna snabbt

I Onenote kan det vara viktigt att kunna göra snabba anteckningar. Du kan spara tid genom att skapa autokorrigeringsposter för ord och fraser som du skriver ofta. Använd sedan kortformen för autokorrigeringstext på en anteckningssida så byts den automatiskt ut mot den fullständiga text du har angett.

Välj Alternativ för autokorrigering på Verktyg-menyn. Skriv ett ord eller en fras som du vill att OneNote automatiskt ska byta ut i rutan Ersätt. Skriv texten som ska visas i stället i rutan Med.

Fäst i listan

Office 2007 kommer, precis som tidigare versioner, ihåg de senast använda dokumenten. Det är bara att klicka på Office-knappen för att visa listan och öppna önskat dokument. Skillnaden mot tidigare är att det går att låsa vissa ofta använda dokument så att de alltid visas i denna lista.

Det är bara att klicka på den lilla anslagstavlenålen vid filnamnet för att fästa dokumentet permanent.

Specialklistring

”Klistra in special” är en funktion som i Word och Powerpoint kan användas för att klistra in kopierade data med annorlunda formatering från andra dokument. Klicka på den lilla nerpilen under ”Klistra in” i gruppen Urklipp på menyfliken Start och välj ”Klistra in special” för att komma åt valmöjligheterna.

Kontakter med bilder

För att förse en kontakt i Outlook 2007 med en bild, öppna kontakten och klicka på bilden bredvid namn och adress. Sedan är det bara att bläddra fram önskad bild.

Presentera med hjälp av två skärmar

Du kan köra en Powerpoint 2007-presentation från en bildskärm samtidigt som publiken ser den på en annan bildskärm, till exempel från en projektor. Genom att använda två bildskärmar kan du köra andra program som åhörarna inte ser, och du kan använda föredragshållarvyn.

I föredragshållarvyn finns verktyg som gör det enklare att presentera information. Du kan använda miniatyrer om du vill välja bilder i annan ordning och skapa en anpassad presentation för åhörarna eller förhandsgranska för att se vad som kommer upp på skärmen nästa gång du klickar. Stödanteckningar visas i stor och tydlig stil för att kunna användas som manus vid presentationen. I föredragshållarvyn är ikoner och knappar stora, så att även den som inte är van vid tangentbord eller mus lätt ska kunna hantera dem.

För att aktivera föredragshållarvyn, kontrollera att datorn som du använder för presentationen kan använda flera bildskärmar. För de flesta stationära datorer krävs två grafikkort för detta, medan många bärbara datorer har inbyggt stöd för flera skärmar. Även om datorn kanske har stöd för fler än två bildskärmar, går det dock bara att använda högst två skärmar för en presentation i PowerPoint.

Klicka på ”Konfigurera bildspel” i gruppen Konfigurera på fliken Bildspel. Välj önskade alternativ i dialogrutan Inställningar för bildspel och klicka på OK. Starta presentationen genom att klicka på Bildspel i gruppen Presentationsvyer på fliken Visa.

Länkar i Onenote

Om du vill skapa en hyperlänk till ett annat avsnitt i anteckningsboken, högerklicka på fliken i det avsnitt som du vill länka till. Klicka på ”Kopiera hyperlänk” till det här avsnittet och klistra sedan in hyperlänken där du vill att den ska visas.

Linjer eller inte?

I Excel 2007 har det blivit väldigt enkelt att bestämma om linjerna mellan cellerna ska synas i arbetsvyn och om de ska skrivas ut. Byt till fliken Sidlayout, så är det enkelt att bocka för Visa och ”Skriv ut” under Stödlinjer i gruppen Alternativ.

Nerladdningsbar information

Systemansvariga och andra med ansvar för installation av Office 2007 kan ha glädje av den nerladdningsbara information som Microsoft tillhandahåller. Det rör sig om en del av dokumentationen i ”2007 Office Resource Kit technical library”, som kan hämtas i Word-format på denna adress:
http://technet2.microsoft.com/Office/en-us/library/214a899c-acdf-46a2-a089-7452e674f9dd1033.mspx?mfr=true